檔案掃描的準(zhǔn)備工作及操作方法
1、坐姿及檔案排放:
(1)掃描人員應(yīng)端坐在掃描儀的正側(cè)面;
(2)將檔案橫放在掃描儀的左斜后方;
(3)右手大拇指帶上拇指套。
2、檔案送紙掃描方法:
(1)右手拿住檔案的側(cè)面從掃描儀的側(cè)面進(jìn)行送紙放入后繼續(xù)拿下一張檔案;
(2)同時(shí)左手在掃描儀的出紙端口接住掃描完畢的檔案將檔案輕放在出紙口,企業(yè)檔案數(shù)字化流程,如此往復(fù)完成一卷檔案的掃描;
如何加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工管理?
加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理可以建立相關(guān)數(shù)字電子檔案。數(shù)字電子檔案一般以磁性材料為載體,將信息錄入到光盤中,也可以將信息直接儲(chǔ)存在電腦硬盤中。這種數(shù)字化電子檔案的管理方式,可以讓人們隨時(shí)進(jìn)行讀取,并且可以為人們獲取信息帶來了極大便利。但是這種數(shù)字信號為主的信息也較容易被人隨意改動(dòng),對此可以將規(guī)范相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn),企業(yè)檔案數(shù)字化服務(wù),設(shè)立特定計(jì)算機(jī)技術(shù)人員進(jìn)行信息的管理工作,必要時(shí)可以對文件設(shè)置密碼,以防資料信息被盜或丟失。
檔案數(shù)字化加工
對于紙質(zhì)檔案利用掃描儀轉(zhuǎn)換成可儲(chǔ)存在電腦上或刻成光盤,便于保存及查閱的可稱之為檔案數(shù)字化。進(jìn)行檔案數(shù)字化加工步驟有:整理一次校對、掃描件校對、裝訂、目錄數(shù)據(jù)錄入及修改、掛接等。
因?yàn)樵谥暗臋n案數(shù)字化都是需要拆卷進(jìn)行掃描,現(xiàn)在的非接觸式掃描儀省去了拆卷裝訂的環(huán)節(jié),企業(yè)檔案數(shù)字化,直接進(jìn)行掃描就可以,方便多了,例如圖書掃描儀都是通過不拆卷的方式進(jìn)行掃描,掃描速度只需要快,就可以大大提高了工作效率。
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